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(Tiempo de lectura: 5 min)

Por:   Ricardo A. Herrera C.
Consultor Senior
Compras Inteligentes S.A.S.

https://youtu.be/Hg7PBAw1jio

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En este artículo se abordan cinco asuntos básicos para la ejecución eficiente de los procesos de compra en empresas de ingeniería, y claro, en la construcción de obras civiles, eléctricas y similares.

En una obra civil, el enfoque de productividad le apunta por supuesto a la calidad en los diseños, la eficiencia en la construcción como tal y la elaboración de un buen presupuesto (basado en APUs), pero sin duda los procesos de abastecimiento determinan en un porcentaje importante el éxito en cuanto a rentabilidad, entendida en costos óptimos de materiales y servicios y en la optimización de los tiempos empleados para la construcción como tal.

En un proyecto, ¿cual es el rol del área de compras?   ¿Solo "comprar"?

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¿Cual es el foco desde el abastecimiento?

En general, se puede afirmar que en obras civiles el foco del proceso está en la realización de compras competitivas y transparentes, asegurando que los proveedores entreguen los pedidos a tiempo, con el objetivo de contribuir al cumplimiento de los cronogramas de obra

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Tip 1:  Planeación básica

Comparta el Gantt general de la obra con el área de compras.   La Planeación básica de obra permite identificar las cantidades de materiales y determinar cronogramas de entregas permitiendo una mejor gestión del abastecimiento.   Si no existe información de ingeniería de detalle, las cantidades de materiales requeridos provenientes de ingeniería conceptual puede ser de mucha utilidad para orientar los esfuerzos de gestión de proveeduría

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Tip 2:  Definir recursos

Es necesario definir la cantidad de horas-hombre requeridas para ejecutar las tareas de elaboración de pliegos, peticiones de oferta, negociación, asignación de proveeduría y documentación del proceso de compras realizado.    Los procesos de abastecimiento para ser exitosos requieren de la asiganción del recurso humano correspondiente con el volumen de trabajo y el cumplimiento de los cronogramas de  compraComparta el Gantt general de la obra con el área de compras.   La Planeación básica de obra permite identificar las cantidades de materiales y determinar cronogramas de entregas permitiendo una mejor gestión del abastecimiento.   Si no existe información de ingeniería de detalle, las cantidades de materiales requeridos provenientes de ingeniería conceptual puede ser de mucha utilidad para orientar los esfuerzos de gestión de proveeduría

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Tip 3:  Asegure las especificaciones técnicas

Una de las principales fuentes de error en compras es sin duda disponer de especificaciones inadecuadas o incompletas de los materiales y servicios que son requeridos para su compra.    En este sentido, invertir el tiempo necesario para proporcionar información confiable al comprador es muy importante, lo cual evitará pérdidas de tiempo valioso en los procesos de elaboración de pliegos, invitaciones a ofertar, negociación y selección de proveedores, y claro, en lo referente con la suscripción de contratos

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Tip 4:  Prospección del mercado de proveedores

En obras civiles, el disponer de los mejores proveedores del mercado es fundamental para el logro de los objetivos en cuanto a ejecución y reducir desviaciones del AIU definido por la organización.

Un buen proveedor reúne precios competitivos, suministros de calidad, cumplimiento de las especificaciones definidas, entregas con base en eficiencia logística y promesa de servicio, atención postventa y visión de largo plazo.

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Tip 5:  Considere opciones

Improvisar o no en las decisiones de compra puede hacer la diferencia para el éxito de un proyecto.    En un proyecto, el tiempo es oro y el acortar los cronogramas de ejecución puede hacer la diferencia en cuanto a evitar penalidades y sobrecostos innecesarios.     Considere siempre la posibilidad de contar con acompañamiento profesional para la estructuración de las compras del proyecto, pues ello podrá representar en muchos casos el cumplimiento o no de los objetivos de la organización.

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Ingeniero electricista UTP - MBA en dirección de organizaciones, Especialista en logística, Diploma en Supply Chain Management, Experto en Abstecimiento y negociación.
Titulado de la Universidad Tecnológica de Pereira, Universidad Piloto de Colombia, Universidad EAN y Universidad Camilo José Cela.   Ha trabajado en los sectores de Consumo masivo, Minería, Operaciones portuarias, Construcción de obras civiles, Operaciones offshore, Producción de concretos, Metalmecánica, Operaciones logísticas, Distribución + transporte y Producción de textiles en las áreas de de Ingeniería, Mantenimiento industrial, Compras de servicios, Gerencia de abastecimiento y Gerencia logística en diversos sectores de la economía.  Dentro de su experticia está la metodología de Abastecimiento estratégico, Negociación profesional, Optimización del transporte de distribución y la Gestión de inventarios y Capital de trabajo.   Desde 2016 es consultor y asesor estratégico de Compras Inteligentes S.A.S.     Ricardo disfruta de andar en bicicleta, del trekking y viajar.

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