(Tiempo de lectura: 3 min)

Por:   Ricardo A. Herrera C.
Consultor Senior
Compras Inteligentes S.A.S.
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El inventario de lento movimiento es aquella fracción del inventario total que no rota o requiere de un tiempo prolongado para su consumo o venta.

En este artículo abordaré acerca de la gestión sugerida para el manejo del inventario de lento movimiento, acciones preventivas y las implicaciones financieras desde el punto de vista de atrapamiento de capital de trabajo.

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¿Cuáles son las principales características de los inventarios de lento movimiento?

1. Regularmente corresponden con ítems que fueron incorporados al inventario mediante un proceso rutinario de abastecimiento (RTP, Requisition to Payment), es decir, fueron suministrados y facturados por el proveedor tras recibir una orden de compra en firme
   
   
2. Dichos ítems regularmente tienen una vejez superior a los 360 días y corresponden con compras realizadas en virtud de las necesidades del negocio con criterios que se consideraron válidos en el momento de la toma de decisiones.
   
   
3. Los inventarios de lento movimiento corresponden genealmente con repuestos, insumos y consumibles que fueron adquiridos con base en sugerencias de "seguridad" para las operaciones o adquiridos para el soporte productivo de maquinaria que salió de operación por reemplazo tecnológico.    Igualmente, uno de los orígenes se identifica en compras en exceso realizadas si tener en cuenta históricos de consumo o solicitados por una inadecuada parametrización de los sistemas MMS (Maintenance Management System) o MRP (Material Requirement Planning System) que ocasiona pedidos incorrectos.    Es claro que la existencia de inventarios de lento movimiento se constituye en un verdadero valor de cabeza para las organizaciones, y que uno de los focos de gestión está precisamente en su reducción y eliminación en las organizaciones
   
   
4. Los inventarios de lento movimiento ocasionan gastos adicionales innecesarios a las compañías para garantizar su sostenimiento, puesto que aparecen fiscalmente en los libros contables, incrementan el valor total del inventario para el cálculo de primas de seguro, ocupan espacio físico en estantería y demandan cuidado por parte de los almacenistas.
   
   
5. Los montos en dinero relacionados con los inventarios de lento movimiento se constituyen para las empresas en capital atrapado, inmóvil.    En adición a los costos mencionados anteriormente relacionados con el sostenimiento del inventario, es necesario tomar en cuenta el costo de oportunidad derivado de rendimientos perdidos que se pudieran calcular con base en la tasa de captación del mercado financiero en particular

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¿Como prevenir la ocurrencia del inventario de lento movimiento?

1. Sin dudas, el trabajar en el mejoramiento de las capacidades de planeación de la organización (es decir, de las áreas usuarias de los servicios de compras y abastecimiento) reditúa beneficios en cuanto a minimizar la ocurrencia de errores en pedidos puestos a proveedores.   Esto se explica en cuanto que las áreas de compras regularmente no intervienen en la determinación de cuales articulos (y las cantidades a solicitar, por supuesto) serán requeridas para suministro, de modo que la posibilidad de ocurrencia de error se identifica en la falencia en la exactitud de dicha información.
   
   
2. Si su compañía es intensiva en activos, se sugiere replantear la interacción entre las áreas requirentes y abastecimiento con base en una clara política de justo a tiempo y control periódico (mensual) por rangos de vejez.   Esta metodología permite identificar aquellos ítems que fueron solicitados y arribaron al almacén y que van cruzando el umbral de cada rango de vejez sin tener consumo, de modo que se puedan establecer acciones por parte de abastecimiento para gestionar a tiempo las devoluciones de materiales a proveedores (si ello fuera necesario), agendar y visibilizar los horizontes de consumo para así buscar alternativas que permitan reducir el inventario general y otras acciones tendientes a la clara identificación y composición del inventario.    
   
   
3. Para el caso concreto del área de mantenimiento, es conveniente revisar en equipo la parametrización del MMS del caso, puesto que regularmente los pedidos de materiales obedecen a la generación de órdenes previsionales y órdenes de trabajo (OTs) cuyos materiales tienen una asignación definida.  Si su compañía presenta una tendencia al crecimiento del inventario de repuestos e insumos de mantenimiento, es muy probable que su MMS esté parametrizados de manera inadecuada o que el control al cierre de OTs no sea el correcto.
   
   
4. En ocasiones, los ítems de lento movimiento provienen de compras realizadas para garantizar la operación de equipos productivos que serán reemplazados probablemente en un futuro cercano por actualización tecnológica o por cambio de la actividad productiva misma.    Es necesario planificar de manera conjunta con las áreas de mercadeo, a fin de conocer de antemano las decisiones, y claro, estar atentos a la evolución misma del sector.
   

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¿Si ya tengo inventario de lento movimiento, como actuar?

1. Si ya existe una fracción del inventario clasificado como lento movimiento (es decir, el problema ya está), se debe realizar una clasificación inicial entre Inventario Obsoleto e Inventario de lento movimiento.   Lo anterior se sugiere por asuntos de organización y reportes a la gerencia general.  Es claro que el inventario obsoleto no rota y hace parte de la clasificación como lento movimiento, pero su identificación es importante para la toma de decisiones
   
   
2. Cumplido lo anterior, es conveniente solicitar la generación de una provisión financiera tendiente a absorber el proceso "de baja" del inventario de lento movimiento.   Esto es necesario para que los estados de resultados no se vean afectados de manera abrupta en caso que la compañía decida realizar los inventarios en el mercado, lo cual regularmente implica ventas por valores que están por debajo del valor en libros.
   
   
3. Para los efectos prácticos, y dependiendo del tipo de inventario de lento movimiento existente, es conveniente pensar en ayuda por parte de compañías que se dedican a buscar compradores para lotes completos y/o fracciones.  Las relaciones con dichas compañias implican la suscripción de acuerdos de comisiones para las ventas que se puedan realizar y avanzar de manera ágil en la realización de los inventarios.     Dichas compañías generalmente inician sus procesos de oferta con base en los valores en libros y generan retroalimentación a sus clientes para solicitar revisión de los precios deseados dependiendo del comportamiento comercial, con el objetivo final de ser exitosos en la venta del lote.
   
   
4. Una de las opciones a contemplar incluye a aquellas empresas que se dedican a la inteligencia de negocios y el análisis de mercados de proveedores, pues su experticia y foco les posibilita de mejor manera encontrar compradores para los lotes de inventario de lento movimiento y obtener mejores resultados.   Una de esas opciones es por supuesto la que presenta www.comprasinteligentes.com.co y que puede ser consultada en el sitio web indicado.

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Por Ricardo Alfonso Herrera C.